在测绘资质办理过程中，证明企业具备健全的测绘成果及资料档案管理制度是关键一环，能有力展现企业对测绘数据的规范管理能力与安全保障意识，具体可从以下方面着手：
制度文件完备性：企业需提供详细且全面的测绘成果及资料档案管理制度文件。制度应明确档案管理的组织架构，清晰界定各部门与人员在档案管理中的职责。例如，规定档案管理部门负责档案的接收、整理、存储与保管，测绘项目部门及时准确提交测绘成果资料等。要涵盖档案的收集、整理、保管、利用、销毁等全流程操作规范。像在收集环节，明确项目结束后 15 个工作日内，项目负责人需将完整测绘成果资料移交档案管理部门；整理环节，依据测绘成果类型、项目类别等进行分类编号，制定统一的编号规则；保管环节，对档案存储环境提出温湿度、防火、防盗等具体要求，如档案库房温度应控制在 14℃ - 24℃，相对湿度控制在 45% - 60%。制度文件需以正式文件形式印发，加盖企业公章，体现制度的权威性与严肃性。
设施设备保障：配备与档案管理需求相适配的设施设备，证明企业有能力妥善保管测绘成果及资料档案。要设置专门的档案库房，库房面积应满足企业档案存储量增长需求。库房需安装防火、防盗、防潮、防虫、防光等设施，如配备火灾报警系统、防盗门、除湿机、防虫网、遮光窗帘等。配置档案管理专用的装具，如档案柜、文件盒等，且装具质量符合相关标准，能有效保护档案资料。对于电子档案，要有专用的存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，并建立异地备份机制，确保数据安全。例如，企业购置的磁盘阵列存储容量达 10TB，满足当前及未来一段时间内电子测绘成果数据的存储需求，同时每周将重要电子档案备份至异地存储设备。
人员管理与培训：安排专业且稳定的档案管理人员，这些人员需具备档案管理相关专业知识与技能，可通过提供人员学历证书、培训证书等证明。定期组织档案管理人员参加专业培训，提升其业务水平与管理能力，培训内容涵盖档案法规政策、档案管理新技术、测绘成果保密知识等。保存培训记录，包括培训通知、签到表、培训课件、考核成绩等。例如，企业每季度组织一次档案管理培训，上季度培训主题为新颁布的测绘成果保密法规解读，培训后进行考核，员工平均成绩达 85 分以上，表明员工对相关知识有较好掌握，有助于更好地落实档案管理制度。
执行与监督记录：在日常运营中，企业应切实执行测绘成果及资料档案管理制度，并留存相关记录。建立档案接收登记台账，详细记录每次接收档案的名称、编号、来源、接收时间、接收人等信息；档案借阅登记台账，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、借阅时间、归还时间等，确保档案流向可追溯。定期开展内部监督检查，检查制度执行情况，形成检查报告，报告中明确检查发现的问题、整改要求与期限，并跟踪整改落实情况。例如，在某次内部检查中发现部分档案借阅登记信息不完整，随即要求档案管理人员在一周内完善所有借阅登记信息，并在后续检查中重点复查，确保类似问题不再出现，以此证明企业能持续有效执行档案管理制度 。