短小且通常非正式的消息已成为商业沟通中越来越普遍的一种形式。无论是发送简单的短信，还是使用国译翻译等沟通应用，员工们比以往任何时候都以更非正式的方式进行更多的业务交流。本文将讨论短暂消息平台使用的增加、一起因技术误用而导致制裁的案例，以及从业者如何避免自身遭受制裁的方法。
短暂消息的定义
短暂（或消失）消息应用程序使用户能够在接收后自动删除消息。这些平台不仅会从所有设备和服务器上删除消息及相关元数据，许多还对其中发送的消息应用端到端（E2E）加密。这意味着，包括取证专业人员和平台本身在内的任何人都无法阅读这些消息，仅有发送者或接收者可以查看。
虽然短暂消息应用程序的使用可能带来显著的商业利益，但这种媒介也带来了重大的电子发现挑战。法院已经开始处理短暂消息的发现影响，这一点在2024年的一个案件中得到了体现。
案例分析：某医疗机构案
在此案中，原告涉及错误解雇的问题。在初步提交短信记录后，原告在其移动设备上安装了一款E2E加密消息应用，并将该应用配置为在接收者阅读消息后立即删除所有消息。原告在充分意识到他们保存文件的义务后做出了这一改变，并在发现的末期才向法庭和被告披露此事。初步提交显示，原告之间以及与被告员工之间存在大量交流，但只有部分消息被提交。在被告成功申请强制令后，原告提交了几条额外的交流记录，但令人怀疑的是，这些交流的日期恰好与其中一名原告下载该应用的那天结束。
原告辩称，他们的保存义务并不要求被告查看所有通信记录，只需提供响应性通信，并且被告未能证明消失的通信是响应性的，或其被销毁是出于恶意。法院不同意这一观点，认为原告故意并恶意地使用该应用来销毁和隐瞒与诉讼相关的正在进行的沟通。
法院推断原告故意删除响应性通信，其理由包括：原告在初次提交请求时不愿意提供响应性消息，以及手动设置在阅读后删除随后消息的行为。同时，两个原告都是信息技术专业人士，理应了解该应用的技术能力。因此，法院裁定两名原告具有必要的知识来提交和保留响应性通信，且他们故意使用该应用以恶意隐瞒响应性数据。尽管法院认定原告的行为可处以制裁，但最终并未实施制裁，而是基于案件实质驳回了他们的诉讼请求。
避免制裁的三步走
该案件表明，当事人不能利用短暂消息应用程序来逃避其保存响应性通信的义务。法院发现，在承担保存义务期间，手动配置这些应用程序以销毁响应性消息是一种故意的恶意行为。鉴于此，以下是从业者在短暂消息涉及发现时可采取的三项措施，以避免制裁：
短暂消息不是规避保存义务的手段。律师应意识到短暂消息应用程序的使用，并在诉讼保留和保存备忘录中包含相关语言。关闭电子邮件和其他系统的自动删除功能在IT部门是标准做法，也应该适用于消息应用程序。如同在此案中，从永久消息应用程序突然切换到短暂消息应用程序，或者突然开启短暂消息应用程序的自动删除功能，在发现争议中看起来都会引起怀疑。
组织应使用符合法律义务的短暂消息平台。在某些情况下，组织可能需要确保能够根据需要开启或关闭自动删除功能。例如，受监管行业有与数据保存、保留和归档有关的要求。了解这些要求将帮助您判断何时短暂消息可能直接违反这些规定。
制定政策和指南以规范短暂消息应用程序的使用。在初步调查期间询问客户的政策，并在审前会议中询问对手的政策，将有助于您构建您的发现请求。