备案单证是出口退税申报中重要的环节之一，要求备案的相关单据及发票都是出口货物流形成的凭证，税务机关则是通过其还原出口业务的货物流，检查出口业务是否合规合法。
出口企业在进行备案单证时会遇到一系列问题，一不注意，就可能会导致企业退税不成功。
1、未按规定做单证备案
纳税人应在申报出口退（免）税后15日内，将备案单证妥善留存，并按照申报退（免）税的时间顺序，制作出口退（免）税备案单证目录，注明单证存放方式，以备税务机关核查。备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。
2、费用发票税率问题
由于大部分出口企业都是把货物直接委托给货代公司运输，货代公司可能会把境内费用、国际运输费用一起开具给出口企业，但根据增值税的规定，只有国际运输及代理费才享受免税，国内段的是不享受免税的。
3、费用发票开具时间
由于单证备案规定在正式申报退税后15日内做备案，那么作为备案单证的运输发票、报关费发票等应当最晚在正式申报后的15日内开具才符合规定。对于那些一直是正式申报退税后才开始准备备案单证的出口企业来说要注意，为了风险考虑，应该在正式申报退税前就准备好相关备案单证。
4、未取得国内运输发票
这个很多企业这一点是外贸企业很容易忽视的。
外贸企业从供应商处购买货物出口，国内段的运输分为两种情况：
①供应商负责将货物运输到港口码头等，这种情况，合同签订时应明确，备案单证外贸企业不需要准备国内运输发票，检查时提供购货合同予以佐证即可。
②外贸企业自主负责国内运输。
发生风险的多为上述第②种情形，有的企业找的运输公司不正规，取得不了国内运输发票，导致备案单证不齐或者是未取得国内运输发票的出口货物，编制假的购货合同，本应自己运输改为供应商运输，结果却被税务机关函调查出来问题。
出口货物国内运输应和正规运输公司合作，需要取得运输发票，如货代提供的是出口一条龙服务，开发票时建议国内运输费用单独列示。
5、委托报关的代理报关服务费开具问题
部分出口企业会委托货代公司出口物流，但有的货代公司并不具备报关能力，在报关时出口企业还需要再跟操作报关的报关公司签订委托书和报关协议。开具的发票是由货代公司一起开具，有的税务机关认为9号公告中规定的代理报关服务费发票必须由受托报关的单位开具，如果遇到这样要求的，那么出口企业要跟货代公司及报关公司协调，把报关费由报关公司单独开具。
6、切记不要伪造单证
出口企业提供虚假备案单证的，由税务机关责令改正，可以处一万元以下的罚款；情节严重的，处一万元以上五万元以下的罚款。
在出口退税业务中，做好备案单证是很重要的。企业应当严格遵守备案单证的规定，确保其出口活动合法、合规，从而顺利享受退税优惠政策。同时退税完成后也要做好单证留存管理，不然在后续税局筛查的时候也会出现问题。
出口企业在进行备案单证时会遇到一系列问题，一不注意，就可能会导致企业退税不成功。
1、未按规定做单证备案
纳税人应在申报出口退（免）税后15日内，将备案单证妥善留存，并按照申报退（免）税的时间顺序，制作出口退（免）税备案单证目录，注明单证存放方式，以备税务机关核查。备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。
2、费用发票税率问题
由于大部分出口企业都是把货物直接委托给货代公司运输，货代公司可能会把境内费用、国际运输费用一起开具给出口企业，但根据增值税的规定，只有国际运输及代理费才享受免税，国内段的是不享受免税的。
3、费用发票开具时间
由于单证备案规定在正式申报退税后15日内做备案，那么作为备案单证的运输发票、报关费发票等应当最晚在正式申报后的15日内开具才符合规定。对于那些一直是正式申报退税后才开始准备备案单证的出口企业来说要注意，为了风险考虑，应该在正式申报退税前就准备好相关备案单证。
4、未取得国内运输发票
这个很多企业这一点是外贸企业很容易忽视的。
外贸企业从供应商处购买货物出口，国内段的运输分为两种情况：
①供应商负责将货物运输到港口码头等，这种情况，合同签订时应明确，备案单证外贸企业不需要准备国内运输发票，检查时提供购货合同予以佐证即可。
②外贸企业自主负责国内运输。
发生风险的多为上述第②种情形，有的企业找的运输公司不正规，取得不了国内运输发票，导致备案单证不齐或者是未取得国内运输发票的出口货物，编制假的购货合同，本应自己运输改为供应商运输，结果却被税务机关函调查出来问题。
出口货物国内运输应和正规运输公司合作，需要取得运输发票，如货代提供的是出口一条龙服务，开发票时建议国内运输费用单独列示。
5、委托报关的代理报关服务费开具问题
部分出口企业会委托货代公司出口物流，但有的货代公司并不具备报关能力，在报关时出口企业还需要再跟操作报关的报关公司签订委托书和报关协议。开具的发票是由货代公司一起开具，有的税务机关认为9号公告中规定的代理报关服务费发票必须由受托报关的单位开具，如果遇到这样要求的，那么出口企业要跟货代公司及报关公司协调，把报关费由报关公司单独开具。
6、切记不要伪造单证
出口企业提供虚假备案单证的，由税务机关责令改正，可以处一万元以下的罚款；情节严重的，处一万元以上五万元以下的罚款。
在出口退税业务中，做好备案单证是很重要的。企业应当严格遵守备案单证的规定，确保其出口活动合法、合规，从而顺利享受退税优惠政策。同时退税完成后也要做好单证留存管理，不然在后续税局筛查的时候也会出现问题。
