保持沟通畅通
当学员提出退费投诉时，机构应该及时与其进行沟通，并尽可能努力解决问题。机构可以通过多种方式与学员进行联系，了解问题原因并寻求解决方案。

尊重学员权益
机构应该尊重学员的合法权益，为其提供公正、透明的退费服务。如果学员提出退费申请并符合退费条件，机构应该及时进行退款，并提供相应的证明文件。

建立有效的投诉处理机制
机构应该建立有效的投诉处理机制，为学员提供一个公正、透明的投诉处理渠道。投诉处理机制应该包括工作人员的责任和流程，以及保护学员合法权益的措施。

加强管理
为避免退费投诉的发生，机构应该加强管理，提高课程教学质量和服务水平。可以通过组织讲师培训、教学管理等方式，不断提升服务质量，以提高学员的满意度和信任度。

合法合规运作
培训机构应该严格遵守相关法律法规，保证合法合规运营。此外，对于可能引起退费投诉的问题，比如虚假宣传等行为，应该采取积极措施预防和打击。
上述措施，可以让机构更好地处理退费投诉，维护学员权益，提高服务质量，增强学员的信任度和忠诚度。