收集和准备必要的文件是跨境贸易过程中非常重要的一环，文件准备不当会直接影响货物的发货时间和安全性。为了确保文件的准备完善，企业应该按照以下步骤进行收集和准备。

首先，企业需要准备相关的业务文件，包括订单、发票、合同等，这些文件是对货物的描述，也是跨境贸易的法律文件，是货物的发货的必要条件。
其次，企业还要准备相关的报关文件，包括报关单、发票、检验检疫证书等，这些文件是报关的必要条件，也是货物通关的依据。
此外，企业还需要准备相关的运输文件，包括运输合同、运单、装货清单等，这些文件是货物运输的必要条件，也是货物安全运输的依据。
最后，企业还需要准备相关的保险文件，包括保险单、保险申请书等，这些文件是货物运输的必要条件，也是货物安全的保障。
总之，收集和准备必要的文件是跨境贸易的重要环节，企业要确保文件准备完善，以保证货物的发货时间和安全性。