收 集 制 度
一、按照《干部人事档案材料收集归档规定》的收集范围，收集干部人事档案材料，做到：主动及时，全面准确，保质保量，安全保密。
二、了解和掌握形成干部人事档案材料的信息及规律，不失时机地向材料形成部门收集归档材料，并与其建立联系制度和收集网络。
三、归档材料应内容真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。由组织形成的材料，有形成时间和组织印章，个人撰写的材料有形成时间和本人签字。
四、对符合归档要求的材料，应按收进材料的时间顺序，登记在《干部人事档案材料归档登记薄》上，并在当月内归入档案袋（盒）内。
五、对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门订正或补送、补办手续，限期报送。
六、统一布置填写的归档材料，应限定时期，及时收集，逾期不报的，予以催收。
七、定期核查所管理的档案，发现所缺材料，及时登记在《索取所缺干部人事档案材料登记薄》上，主动向有关部门查询索取。
八、干部人事档案材料形成部门，应在材料形成的一个月内，将材料送交主管干部人事档案部门归档。形成的档案材料纸张规格为16K。
九、根据工作需要，适时布置填写《干部履历表》或《干部履历补充表》等，及时充实档案内容。
转 递 制 度
一、转递干部人事档案和档案材料，必须做到：及时、完整、准确、完全、保密。
二、人员工作调动、职务变动或改变主管单位后，应在15天内将档案转至新的主管单位。
三、转出的档案应完整齐全，并按规定经过认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。
四、干部人事档案应通过机要交通转递或派中共党员干部专人送取，不准邮寄或由本人及亲属自带。成批移交的要派人护送。
五、转出的档案或档案材料，应按统一规定的《转递干部人事档案材料通知单》项目详细登记，并随档案一并严密包封，骑缝处应加盖公章或贴密封签。
六、收到的档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，及时退回回执；转出的档案，逾期1个月未退回回执的，应及时催收。
七、对已出现的“无头档案”，应认真查找。确属查不到下落人员，又有保存价值的档案或档案材料，应转至当事人的原籍档案馆保存。
整 理 制 度
一、按照《干部人事档案管理工作工作细则》的规定要求，整理干部人事档案，整理的档案做到：真实、完整、规范。
二、配备缝纫机、复印机、打孔机等必需的档案整理工具，使用规格统一的档案卷皮、目录纸、类角号等文具用品。不得因没有整理工具而省略必要的技术加工程序，降低档案整理的工作质量。
三、整理工作的场地，应安全保密、便于工作。管理档案较多的单位，应设置档案整理室，非档案整理人员不得随意出入整理场地。
四、整理档案过程中，应做到：鉴别认真，分类准确；编排有序，层次清楚；加工合理，裱糊平整；目录清楚，字迹工整；四边整齐，装订美观。
五、整理档案中，应加强保卫和保密工作，严禁吸烟，不能随意谈论或泄露档案的内容，不能丢失档案的片纸只字，不能折皱或损坏档案材料。
六、每二年对所管理的档案进行一次新的材料补充和整理工作。对第卷整理后的档案，应填写验收卡；经认真核对验收后，方可入库。
保 管 制 度
一、按照干部人事档案管理与利用的要求，对所管理的干部人事档案进行严密、科学地保管和保护。做到：安全保管，便于查找。
二、档案保管人员必须是政治上可靠、党性强、作风正，具有中专以上学历的中共党员干部；承担宏观业务指导工作的档案工作，应具有大专以上学历。
三、坚持集中统一，分级管理的原则，理顺干部人事档案的管理体制。对所管范围的档案，集中管理。实行专人管理，专柜存放，专室保管。
四、管理的档案应编号写目，有序排列，科学存放。
五、存入档案必须配置铁皮档案柜。
六、库房面积应与管档数量相适应：一般管理每千卷档案面积不少于20㎡，管理千卷以上档案的应做到库房、办公、阅档“三室”分开；管理500-1000卷档案的，应设专用库房，办公室和阅档室合二为一，即“两室”分开，有条件的增加计算机室，实现“四室”有别。
七、库房应保持适宜的温湿度，配置测试温湿度计，及时掌握温、湿度变化情况，温度控制在14-25℃，相对湿度保持在45-65%。
八、库房应坚固实用，有可靠的安全防范措施，符合防盗、防火、防潮、防蛀、防光、防高温的要求，并在醒目的位置张贴相应的警示标志。
九、定期对保管档案的物质条件，保管保护设备进行检查；对所管理的档案进行核对与统计，发现问题，及时纠正。
十、库房内不得堆入易燃、易爆、易腐及其他杂物，严禁吸烟。不办公时，应切断库房内照明和有关工作设备的电源。
十一、管档人员应了解和掌握消防知识，能够熟悉地使用灭火器材。
鉴 别 制 度
一、以中央有关文件为依据和准绳，认真鉴别干部人事档案材料，做到：鉴别准确，取舍得当，手续完备。
二、鉴别中，应对收集归档材料进行严格审核和有关情况的确认。坚持用历史的辩证的观点，慎重对待材料取舍，以保证档案的真实、完整、精炼和实用。
三、从干部人事档案中剔出的材料，必须由专人审核把关，重要材料的取舍，应请示主管领导。
四、经鉴别后，确定不符合归档要求的材料，应分别情况，予以处理：
（1）近期形成的不符合要求，但属归档范围的材料，应退回材料形成部门，提出意见，进行订正，限期退回。
（2）不属于归档范围，但必须退还本人保管的材料，应开列详细清单，经领导批准，个人签名（或盖章）后，退回本人；对不宜直接退还本人的材料，应有主管领导批准，登记造册后，予以销毁。
（3）没有保存价值、重复无用或不实的材料，登记造册，报经主管领导批准后，再做销毁。
（4）不属于归档范围的材料不得擅自归档，需要暂存干部人事档案袋（盒）中备查的材料，需经主管领导审批后，方能存入。
（5）伪造或涂改档案内容的材料，应及时清除，并报领导，追究责任，严肃查处。
保 密 制 度
一、干部人事档案是党和国家的重要机密，必须严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》的规定，确保档案的安全和保密。做到：保守机密，慎之又慎。
二、牢固树立保密观念，严守党和国家机密。不随意向无关人员提供档案或泄露档案内容，违者视情节轻重，给予批评教育或必要处分。
三、不得在不利于保密的地方存放和查阅干部人事档案。
四、不准带干部人事档案出入公共场所，不准用普通电话索要或提供档案内容。
五、档案人员不得保管本人及其亲属档案。
六、提供查阅档案前，必须弄清楚查阅档案的用途和理由，查阅者与被查阅人员的关系。对符合查阅档案条件要求的，给予接待，并对其查阅的有关用途，予以保密，不得随意泄露。
七、档案库房除管档人员和主管领导外，其他人员不得入内。
八、档案及档案材料一出档案管理部门，必须办理借阅手续。否则，拒绝提供。
查（借）阅制度
一、依据《干部档案工作条例》及有关文件规定，对本地区和本部门干部人事档案的查阅范围，批准权限等作出具体规定，做到：既便于工作，又确保档案安全保密。
二、提供利用的范围，应是办理下列事项的要求：
1、涉及当事人入党（团）、考察、任免、调动、政治审查、组织处理、复查或甄别历史案件、福利待遇、退（离）休、治丧等，可查阅本人档案。
2、因编写史志，需要了解当事人的经历和社会实践情况或与他人案件有密切关系，因当事人已故或重病不能书写和口述的，可提供其履历或自传的有关部分。因其他特殊原因，必须从其档案中取旁证材料的，可提供有关部分。
3、纪检、监察、公安、保卫部门因工作业务需要，了解干部人事档案有关情况时，可提供有关部分。
三、当事人亲属入党、升学、参军等政审，不必查阅其本人档案，可由当事人所在单位党组织出具证明材料。
四、任何人不得查（借）阅本人及亲属的档案。
五、查（借）阅单位应按照阅档规定，填写《申请查阅干部人事档案报告表》（简称《申报表》，按干部管理权限办理报批手续。
六、查（借）阅档案应派政治上可靠的中共党员干部，持《申报表》并携带本人工作证。任何介绍信均不能用于查档。
七、需摘录或复制档案有关内容和材料的，应征得管档部门同意，并办理登记手续。除当作直接证明的材料外，摘录或复制的档案材料，均不予盖章。
八、查阅档案人员应按要求认真填写阅档情况登记。阅档时，不得随意圈划、涂改、拆散、抽换、污损档案。
九、查阅档案馆管理的已故人员的档案，应填写《申报表》按干部管理权限，由其原主管部门领导签字加盖公章，经管档部门审批同意，方可查阅。
十、档案一般不得外借，确因特殊情况必须借用的，应在《申报表》中写明借阅理由，报经主管部门领导审批后，方可借出。借出档案应妥善保管，不得转借或给无关人员翻阅；借出档案一般不超过15天，若不能按期归还，应办理续借手续，续借不得超过一周。
十一、查阅本单位管理的干部人事档案，应办理一定的报批手续，并建立登记制度。
管理人员职责
一、保管干部人事档案，为国家干部人事工作积累档案史料。
二、收集、鉴别、整理干部人事档案材料，为组织上历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部提供可靠依据。
三、办理干部人事档案查（借）阅和转递，为干部人事工作和经济建设服务。
四、熟悉干部人事档案材料，做好统计和数据分析工作，为干部人事工作提供信息。
五、调查研究干部人事档案工作情况，做好干部人事档案的业务建设和工作指导。
六、推广、应用干部人事档案现代化管理技术，促进干部人事档案信息资源的开发与利用。
七、健全制度，检查落实，搞好安全、保密保护工作，维护干部人事档案机密，确保干部人事档案的完整与安全。
八、完成领导交办的其他有关事项。
一、按照《干部人事档案材料收集归档规定》的收集范围，收集干部人事档案材料，做到：主动及时，全面准确，保质保量，安全保密。
二、了解和掌握形成干部人事档案材料的信息及规律，不失时机地向材料形成部门收集归档材料，并与其建立联系制度和收集网络。
三、归档材料应内容真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。由组织形成的材料，有形成时间和组织印章，个人撰写的材料有形成时间和本人签字。
四、对符合归档要求的材料，应按收进材料的时间顺序，登记在《干部人事档案材料归档登记薄》上，并在当月内归入档案袋（盒）内。
五、对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门订正或补送、补办手续，限期报送。
六、统一布置填写的归档材料，应限定时期，及时收集，逾期不报的，予以催收。
七、定期核查所管理的档案，发现所缺材料，及时登记在《索取所缺干部人事档案材料登记薄》上，主动向有关部门查询索取。
八、干部人事档案材料形成部门，应在材料形成的一个月内，将材料送交主管干部人事档案部门归档。形成的档案材料纸张规格为16K。
九、根据工作需要，适时布置填写《干部履历表》或《干部履历补充表》等，及时充实档案内容。
转 递 制 度
一、转递干部人事档案和档案材料，必须做到：及时、完整、准确、完全、保密。
二、人员工作调动、职务变动或改变主管单位后，应在15天内将档案转至新的主管单位。
三、转出的档案应完整齐全，并按规定经过认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。
四、干部人事档案应通过机要交通转递或派中共党员干部专人送取，不准邮寄或由本人及亲属自带。成批移交的要派人护送。
五、转出的档案或档案材料，应按统一规定的《转递干部人事档案材料通知单》项目详细登记，并随档案一并严密包封，骑缝处应加盖公章或贴密封签。
六、收到的档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，及时退回回执；转出的档案，逾期1个月未退回回执的，应及时催收。
七、对已出现的“无头档案”，应认真查找。确属查不到下落人员，又有保存价值的档案或档案材料，应转至当事人的原籍档案馆保存。
整 理 制 度
一、按照《干部人事档案管理工作工作细则》的规定要求，整理干部人事档案，整理的档案做到：真实、完整、规范。
二、配备缝纫机、复印机、打孔机等必需的档案整理工具，使用规格统一的档案卷皮、目录纸、类角号等文具用品。不得因没有整理工具而省略必要的技术加工程序，降低档案整理的工作质量。
三、整理工作的场地，应安全保密、便于工作。管理档案较多的单位，应设置档案整理室，非档案整理人员不得随意出入整理场地。
四、整理档案过程中，应做到：鉴别认真，分类准确；编排有序，层次清楚；加工合理，裱糊平整；目录清楚，字迹工整；四边整齐，装订美观。
五、整理档案中，应加强保卫和保密工作，严禁吸烟，不能随意谈论或泄露档案的内容，不能丢失档案的片纸只字，不能折皱或损坏档案材料。
六、每二年对所管理的档案进行一次新的材料补充和整理工作。对第卷整理后的档案，应填写验收卡；经认真核对验收后，方可入库。
保 管 制 度
一、按照干部人事档案管理与利用的要求，对所管理的干部人事档案进行严密、科学地保管和保护。做到：安全保管，便于查找。
二、档案保管人员必须是政治上可靠、党性强、作风正，具有中专以上学历的中共党员干部；承担宏观业务指导工作的档案工作，应具有大专以上学历。
三、坚持集中统一，分级管理的原则，理顺干部人事档案的管理体制。对所管范围的档案，集中管理。实行专人管理，专柜存放，专室保管。
四、管理的档案应编号写目，有序排列，科学存放。
五、存入档案必须配置铁皮档案柜。
六、库房面积应与管档数量相适应：一般管理每千卷档案面积不少于20㎡，管理千卷以上档案的应做到库房、办公、阅档“三室”分开；管理500-1000卷档案的，应设专用库房，办公室和阅档室合二为一，即“两室”分开，有条件的增加计算机室，实现“四室”有别。
七、库房应保持适宜的温湿度，配置测试温湿度计，及时掌握温、湿度变化情况，温度控制在14-25℃，相对湿度保持在45-65%。
八、库房应坚固实用，有可靠的安全防范措施，符合防盗、防火、防潮、防蛀、防光、防高温的要求，并在醒目的位置张贴相应的警示标志。
九、定期对保管档案的物质条件，保管保护设备进行检查；对所管理的档案进行核对与统计，发现问题，及时纠正。
十、库房内不得堆入易燃、易爆、易腐及其他杂物，严禁吸烟。不办公时，应切断库房内照明和有关工作设备的电源。
十一、管档人员应了解和掌握消防知识，能够熟悉地使用灭火器材。
鉴 别 制 度
一、以中央有关文件为依据和准绳，认真鉴别干部人事档案材料，做到：鉴别准确，取舍得当，手续完备。
二、鉴别中，应对收集归档材料进行严格审核和有关情况的确认。坚持用历史的辩证的观点，慎重对待材料取舍，以保证档案的真实、完整、精炼和实用。
三、从干部人事档案中剔出的材料，必须由专人审核把关，重要材料的取舍，应请示主管领导。
四、经鉴别后，确定不符合归档要求的材料，应分别情况，予以处理：
（1）近期形成的不符合要求，但属归档范围的材料，应退回材料形成部门，提出意见，进行订正，限期退回。
（2）不属于归档范围，但必须退还本人保管的材料，应开列详细清单，经领导批准，个人签名（或盖章）后，退回本人；对不宜直接退还本人的材料，应有主管领导批准，登记造册后，予以销毁。
（3）没有保存价值、重复无用或不实的材料，登记造册，报经主管领导批准后，再做销毁。
（4）不属于归档范围的材料不得擅自归档，需要暂存干部人事档案袋（盒）中备查的材料，需经主管领导审批后，方能存入。
（5）伪造或涂改档案内容的材料，应及时清除，并报领导，追究责任，严肃查处。
保 密 制 度
一、干部人事档案是党和国家的重要机密，必须严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》的规定，确保档案的安全和保密。做到：保守机密，慎之又慎。
二、牢固树立保密观念，严守党和国家机密。不随意向无关人员提供档案或泄露档案内容，违者视情节轻重，给予批评教育或必要处分。
三、不得在不利于保密的地方存放和查阅干部人事档案。
四、不准带干部人事档案出入公共场所，不准用普通电话索要或提供档案内容。
五、档案人员不得保管本人及其亲属档案。
六、提供查阅档案前，必须弄清楚查阅档案的用途和理由，查阅者与被查阅人员的关系。对符合查阅档案条件要求的，给予接待，并对其查阅的有关用途，予以保密，不得随意泄露。
七、档案库房除管档人员和主管领导外，其他人员不得入内。
八、档案及档案材料一出档案管理部门，必须办理借阅手续。否则，拒绝提供。
查（借）阅制度
一、依据《干部档案工作条例》及有关文件规定，对本地区和本部门干部人事档案的查阅范围，批准权限等作出具体规定，做到：既便于工作，又确保档案安全保密。
二、提供利用的范围，应是办理下列事项的要求：
1、涉及当事人入党（团）、考察、任免、调动、政治审查、组织处理、复查或甄别历史案件、福利待遇、退（离）休、治丧等，可查阅本人档案。
2、因编写史志，需要了解当事人的经历和社会实践情况或与他人案件有密切关系，因当事人已故或重病不能书写和口述的，可提供其履历或自传的有关部分。因其他特殊原因，必须从其档案中取旁证材料的，可提供有关部分。
3、纪检、监察、公安、保卫部门因工作业务需要，了解干部人事档案有关情况时，可提供有关部分。
三、当事人亲属入党、升学、参军等政审，不必查阅其本人档案，可由当事人所在单位党组织出具证明材料。
四、任何人不得查（借）阅本人及亲属的档案。
五、查（借）阅单位应按照阅档规定，填写《申请查阅干部人事档案报告表》（简称《申报表》，按干部管理权限办理报批手续。
六、查（借）阅档案应派政治上可靠的中共党员干部，持《申报表》并携带本人工作证。任何介绍信均不能用于查档。
七、需摘录或复制档案有关内容和材料的，应征得管档部门同意，并办理登记手续。除当作直接证明的材料外，摘录或复制的档案材料，均不予盖章。
八、查阅档案人员应按要求认真填写阅档情况登记。阅档时，不得随意圈划、涂改、拆散、抽换、污损档案。
九、查阅档案馆管理的已故人员的档案，应填写《申报表》按干部管理权限，由其原主管部门领导签字加盖公章，经管档部门审批同意，方可查阅。
十、档案一般不得外借，确因特殊情况必须借用的，应在《申报表》中写明借阅理由，报经主管部门领导审批后，方可借出。借出档案应妥善保管，不得转借或给无关人员翻阅；借出档案一般不超过15天，若不能按期归还，应办理续借手续，续借不得超过一周。
十一、查阅本单位管理的干部人事档案，应办理一定的报批手续，并建立登记制度。
管理人员职责
一、保管干部人事档案，为国家干部人事工作积累档案史料。
二、收集、鉴别、整理干部人事档案材料，为组织上历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部提供可靠依据。
三、办理干部人事档案查（借）阅和转递，为干部人事工作和经济建设服务。
四、熟悉干部人事档案材料，做好统计和数据分析工作，为干部人事工作提供信息。
五、调查研究干部人事档案工作情况，做好干部人事档案的业务建设和工作指导。
六、推广、应用干部人事档案现代化管理技术，促进干部人事档案信息资源的开发与利用。
七、健全制度，检查落实，搞好安全、保密保护工作，维护干部人事档案机密，确保干部人事档案的完整与安全。
八、完成领导交办的其他有关事项。
