开会通常有5种目的。无论五个之中的哪个，都是开会的充分理由。你要确保每个参会者都知晓你开会的目的，并达成共识。
1. 传达信息
“大家好！我今天把你们召集到一起，是告诉大家这场诉讼的进展。我希望你们了解正在发生的事情，并且尽可能多地了解背景，以便能回答客户可能会提出的问题。”
2. 收集信息
“谢谢你们的到来！我们邀请大家来到这里，是为了跟大家了解新产品的推广的情况。我们想知道公司各个层级目前的状况如何，然后我们做一些有针对性的调整。”
3. 探讨选项
“我们想用今天下午的时间，大家提出和探讨尽可能多的方法，来解决我们最近在新系统导入中发现的问题。我们希望听到每个人的观点和所有可能的备选方案。”
4.做出决策
“我们召集今天上午的会议，是为了向大家介绍了新产品推广的3个方案，并就选择哪个方案达成共识。”
5. 人与人的温暖链接
“我们今天的会议有三项议程。虽然我们其实通过通过电子邮件也可以讨论，但是我们希望有机会将新团队共聚一堂，相互了解……”
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你在开会时，经常可能不止有一个目的，甚至有时涵盖全部五个。“今天我要和你们分享一些信息，同时也希望从你们那里得到一些信息。然后，我们将探讨一些可能的解决方案，然后决定我们的最佳行动方案。同时，这次会议也给我们一个机会，让我们见面加深彼此了解……”
这些都是常识。但是，有时虽然人们同坐在一个会议室里，但是有人想要做出决策，有人只是想进行头脑风暴一些可能的选项，有人只是看看他们在和什么样的人一起工作，还有人只是想了解一点相关情况信息？最后他们都想杀了对方…
在会前，就讲清楚本次会议是5个目的中的哪些，并同参会者达成共识，是非常有价值的。
David Allen是效率领域的组织和个人生产力专家。是畅销书《搞定（GTD）》的作者。
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