目前，一个客观现实就是大多数企业，特别是中小企业，并没有严谨规范的差旅管理体系。一般员工出差都是走线下或OA审批流，然后自行通过线上平台或线下门店订购机票、酒店等产品，由个人先垫付费用，事后再做报销；或者出差前先从企业借款，出差结束后再报销结算冲抵费用。这些方式无论是对员工还是财务、管理者来说都存在许多弊端和存在不透明、不合规的风险。
员工经常遇到的差旅窘境就是，出差申请审批周期长、差旅费用垫付较多，在报销时，还有各种繁琐的填单、贴票，耗时耗力；而财务遇无法回避的问题是，由于员工个人预订垫付导致差旅费用无法实时管控，要应付员工超标的差旅支出摩擦，虚开、多开发票现象无法避免，财务对账、审复核成本较高，造成企业较大的资源浪费；而对于管理层而言，无法实时掌握各个部门及成本中心的差旅支出情况，并通过整体的差旅数据分析，进行有效的成本评估，支撑企业经营决策。
总结以上情形，无论是显性的支出，还是隐性的损耗，最终都表现为两大成本，即差旅成本和人力成本。最后承担所有成本的都是企业本身而差旅成本的根源更多的就是员工在不合理和超规超标，或者是费用支出不透明带来成本；人力成本无非就是员工在申请、审批、预订、报销环节中，能更高效地完成上述行为，企业差旅管理执行人员，包括行政、财务等能高效地保障企业差旅制度的落地执行。如何通过有效的管理方式和手段，把这两大成本都降至更低，这就是企业差旅管理的核心目标
在差旅成本管控上，我们会建议企业，首先要编制合理的差旅管理制度，既能满足企业经营的需要，又能保障有效的差旅管理运行，同时激励员工有效地完成差旅活动，达成差旅目标。成本控制是在一段时间内的控制之下才能有成效，出行前对员工的差旅政策的设定，出行中对员工的管控，出行之后通过差旅报表的分析重新调整每个员工的差旅政策。
在人力成本的节约上，建议企业可以使用一站式的差旅管理及报销平台，既满足员工一站式的差旅出行预订，不需要在多个渠道、多个平台去做各种产品的比价预订，又把申请、审批和报销等功能集成在同一个平台来进行，实现真正一站式、全流程的差旅体验。