随着政府、企事业单位等组织的档案信息化建设的逐渐推进，大部分单位已完成了档案管理信息系统的建设，但档案系统中管理的主要内容还只是档案目录数据，大量的历史留存的纸质档案还没有进行数字化处理纳入档案系统。
这些纸质档案已不能满足日新月异的档案管理利用新形势的需要，主要表现在:纸质档案占据了大量的空间、需要特殊的保管环境、无法进行广泛的共享查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化、修复等一系列问题。所以，作为档案信息化建设工作中的重中之重——档案信息资源建设的重要内容，纸质档案的数字化工作已被很多单位纳入档案信息化建设工作的日程。
档案数字化是应用各种计算机数字化技术来处理原始文件、档案、资料，形成数字化的电子数据文件，以方便存储、管理和利用。档案数字化加工有自行加工和外包服务两种方式，其中最广泛采用的就是文件、档案、资料的扫描加工外包服务，它能节省有关内部运作所直接投入的资金和人力，大大提高工作效率。