一、编制年鉴索引的必要性和作用
索引(Index)，旧称引得、通检等，是一种揭示、查检信息资源中包含的信息内容，并按照不同于信息资源本身的排列方式组织的检索工具。通常是“将图书、报刊等资料中的各种事物名称（如：字、词、人名、书名、刊名、篇名、内容主题名等）分别摘录，或加注释，记明出处页数，按字顺或分类排列，附在一书之后，或单独编辑成册”，是寻检文献资料的一种工具。
年鉴索引则是以年鉴资源中的信息内容为标引和揭示对象，提供查找途径，方便用户对资源进行查检的辅助工具。就年鉴索引编制的情况看，使用最为普遍的是主题索引，这类索引通常依据年鉴资源中的主题内容、事物对象等赋予语词标识，以字顺为主要排检途径，供用户从主题的角度进行查找；此外，不少年鉴还根据各自特点，编制人名索引、机构索引等各种专类索引。
年鉴作为一种记录年度发展的资料性工具书，提供便捷、适用的检索途径，是充分发挥年鉴功能不可缺少的部分，十分关键。年鉴索引具有以下作用：
其一，可以通过设定的途径，迅速确定有关某一主题或名称的信息在年鉴资源中的位置。依据索引条目查阅年鉴资源中有关该主题或事物对象的相应内容；在进行深度标引的情况下，用户可以通过索引，在对应标识下方便地检全分散在年鉴资源中的有关一主题对象的全部内容，包括隐性主题、篇幅较小的论述、有价值的数据等。
其二，不仅可作为纸质出版形式存在，方便手工环境下年鉴资料的查找和应用，也是文献数据库中提高检准率的重要手段。年鉴数据库中提供的全文检索功能，通常只能返回使用了相应文字的资料，而主题索引等揭示的是文献加以论述、说明的资源对象，比文本检索有更高的检准率，是文献数据库中一种重要的检索形式。
其三，在数字环境下，还可利用年鉴的索引标识，提供各种检索优化的形式。包括如：
——在数据库检索中，对标题进行浏览显示，并对主副标题轮排，提供从不同角度检索的能力；
——在文本检索中作为检索因素，进行加权检索，改进检索结果的排序的结果，提高检准率；
——可以作为检索优化的手段，在检索结果返回较多的情况下，利用索引词对返回结果聚类，供用户选择使用，用以改进检索效果。
从上面分析可以看出，年鉴索引是年鉴资料充分发挥作用不可或缺的重要组成部分，不仅仅在传统出版形式的情况下不可缺少，而且在数字环境中也是十分有价值的。目前国内在年鉴索引的研究中，大多只强调了上面列举的第一条，对年鉴索引在文本环境下的重视仍有所不足，随着年鉴数据库的建立和发展，其在电子环境下的应用功能必定会受到重视和开发。