新闻发布会从工作内容上讲，分两个系统。即会议执行系统和新闻传播系统。通常，汉马传播认为，会议执行系统是新闻发布会成功的保证，新闻传播系统是新闻发布会举办的目的。两者缺一不可，都非常重要，两个系统任何一个执行不好，都会直接影响新闻发布会的效果。
新闻发布会的会议执行系统。汉马传播认为这个部分与其它会议不有本质上的差别。主要分以下几个部分。
第一部分，新闻发布会的会议执行系统
一、 确定新闻发布会时间、地点等
因为新闻发布会要邀请媒体和相关人员，所以至少提前10天到一个星期时间确定新闻发布会的召开的时间和地点，以便给筹备人员以时间去邀请相关人员。如果主要任务是邀请媒体，汉马传播基于良好的媒体关系，曾经在短短3天内为客户邀请到数十家媒体记者。
二、 确定会议出席人员。主管部门领导、客户主要领导、客户代表和媒体记者清单。
三、 确定会议流程。会议流程中，要注意实际，要给予新闻披露更多的时间。有些客户会安排领导讲话，这必不可少，但是要注意控制领导讲话的时间，对媒体有价值的是新闻发布的主题，而不是企业领导的自吹自擂。
四、 会议邀请。按照邀请名单，分工合作发送邀请函和请柬，确保重要人员不因自身安排不周而缺席发布会。回收确认信息，制定参会详细名单，以便下一步安排。注意，要尽量扩大邀请范围，比如媒体记者，计划30名出席，则邀请35名左右为宜，因为有些记者有可能有最后一刻有事无法出席。
五、 准备资料袋和购买礼品，选聘主持人、礼仪人员和接待人员，并进行培训和预演。设计背板，布置会场，充分考虑每一个细节，比如音响、放映设备，领导的发言稿，新闻通稿，现场的音乐选择、会议间隙时间的娱兴安排等。
六、 正式发布会前提前一到两个小时，检查一切准备工作是否就绪，将会议议程精确到分钟，并制定意外情况补救措施。
七、 按计划开始发布会，发布会程序通常为来宾签到、贵宾接待、主持人宣布发布会开始和会议议程、按会议议程进行、会后聚餐交流、有特别公关需求的人员的个别活动。
八、 监控媒体发布情况，整理发布会音像资料、收集会议剪报，制作发布会成果资料集（包括来宾名单、联系方式整理，发布会各媒体报导资料集，发布会总结报告等），作为企业市场部资料保存，并可在此基础上制作相应的宣传资料。
九、 评测总结。评测新闻发布会效果，收集反馈信息，总结经验。
第二部分，新闻发布会传播系统
新闻发布会传播系统，执行者是记者，但核心内容是发布会的主题和传播的信息。其次是传播的时间安排、频次安排和媒体安排。
一、 发布会主题策划。一些客户，总希望将自己置于新闻发布会的主角，这没有错。如果你是行业领导者，知名企业或知名企业家，象雷军、柳传志、王石，许多记者会闻讯而动，记者邀请会相对简单。但更多企业并不是介于中间，而新闻发布会一般实质上是新品发布会。但如果会议主题是“XX企业新品发布会”，则无论是邀请记者还是邀请领导，都会遇到很大的困难。这就需要策划一个好的会议主题，而样的会议主题一般要带有行业普遍性的。
二、 传播阶段。一些会议的传播，仅在会后，即按照新闻发布会披露的新闻发布。但有的传播，可以放在新闻发布会前预热。比如吸引代理商的新闻发布会，尤其需要在新闻发布会前，做好预热工作，以便吸引大量潜在代理商到时候来参加新闻发布会。在实际操作中，汉马传播一般将会议传播策划为会前，会中和会后三个阶段。会前是预热，是吸引大众关注，吸引相关人员来参加活动。会中是参加会议的媒体对会议的报道。会后是指对会议本身和会议所要推荐的产品，进行大规模的宣传报道。因为仅仅是会中的记者报道，数量太小，深度不一定够，还需要在会后加大宣传力度，实现新闻发布会的目标。
新闻发布会的会议执行系统的目的是保证新闻发布的新闻得以顺利发布，其主要听众是记者。其它会议的听众可能是其客户，员工或其它。这就体现出了新闻发布会与其它会议的差别。因为记者的最大需求是提供的信息，而不是会议的隆重与否。所以，汉马传播历来主张，客户在预算已经确定的情况下，应尽量把钱花在传播上面，而不是把大量的钱花在会议本身的执行上面。因为会议执行部分即使很隆重，对新闻信息的传播意义有限。所以，汉马提出新闻发布会的策略，是“小活动，大传播”，即压缩会议执行本身的开支，将省下来的钱，用到传播上面。(汉马传播——中国顶级媒体关系顾问)
新闻发布会的会议执行系统。汉马传播认为这个部分与其它会议不有本质上的差别。主要分以下几个部分。
第一部分，新闻发布会的会议执行系统
一、 确定新闻发布会时间、地点等
因为新闻发布会要邀请媒体和相关人员，所以至少提前10天到一个星期时间确定新闻发布会的召开的时间和地点，以便给筹备人员以时间去邀请相关人员。如果主要任务是邀请媒体，汉马传播基于良好的媒体关系，曾经在短短3天内为客户邀请到数十家媒体记者。
二、 确定会议出席人员。主管部门领导、客户主要领导、客户代表和媒体记者清单。
三、 确定会议流程。会议流程中，要注意实际，要给予新闻披露更多的时间。有些客户会安排领导讲话，这必不可少，但是要注意控制领导讲话的时间，对媒体有价值的是新闻发布的主题，而不是企业领导的自吹自擂。
四、 会议邀请。按照邀请名单，分工合作发送邀请函和请柬，确保重要人员不因自身安排不周而缺席发布会。回收确认信息，制定参会详细名单，以便下一步安排。注意，要尽量扩大邀请范围，比如媒体记者，计划30名出席，则邀请35名左右为宜，因为有些记者有可能有最后一刻有事无法出席。
五、 准备资料袋和购买礼品，选聘主持人、礼仪人员和接待人员，并进行培训和预演。设计背板，布置会场，充分考虑每一个细节，比如音响、放映设备，领导的发言稿，新闻通稿，现场的音乐选择、会议间隙时间的娱兴安排等。
六、 正式发布会前提前一到两个小时，检查一切准备工作是否就绪，将会议议程精确到分钟，并制定意外情况补救措施。
七、 按计划开始发布会，发布会程序通常为来宾签到、贵宾接待、主持人宣布发布会开始和会议议程、按会议议程进行、会后聚餐交流、有特别公关需求的人员的个别活动。
八、 监控媒体发布情况，整理发布会音像资料、收集会议剪报，制作发布会成果资料集（包括来宾名单、联系方式整理，发布会各媒体报导资料集，发布会总结报告等），作为企业市场部资料保存，并可在此基础上制作相应的宣传资料。
九、 评测总结。评测新闻发布会效果，收集反馈信息，总结经验。
第二部分，新闻发布会传播系统
新闻发布会传播系统，执行者是记者，但核心内容是发布会的主题和传播的信息。其次是传播的时间安排、频次安排和媒体安排。
一、 发布会主题策划。一些客户，总希望将自己置于新闻发布会的主角，这没有错。如果你是行业领导者，知名企业或知名企业家，象雷军、柳传志、王石，许多记者会闻讯而动，记者邀请会相对简单。但更多企业并不是介于中间，而新闻发布会一般实质上是新品发布会。但如果会议主题是“XX企业新品发布会”，则无论是邀请记者还是邀请领导，都会遇到很大的困难。这就需要策划一个好的会议主题，而样的会议主题一般要带有行业普遍性的。
二、 传播阶段。一些会议的传播，仅在会后，即按照新闻发布会披露的新闻发布。但有的传播，可以放在新闻发布会前预热。比如吸引代理商的新闻发布会，尤其需要在新闻发布会前，做好预热工作，以便吸引大量潜在代理商到时候来参加新闻发布会。在实际操作中，汉马传播一般将会议传播策划为会前，会中和会后三个阶段。会前是预热，是吸引大众关注，吸引相关人员来参加活动。会中是参加会议的媒体对会议的报道。会后是指对会议本身和会议所要推荐的产品，进行大规模的宣传报道。因为仅仅是会中的记者报道，数量太小，深度不一定够，还需要在会后加大宣传力度，实现新闻发布会的目标。
新闻发布会的会议执行系统的目的是保证新闻发布的新闻得以顺利发布，其主要听众是记者。其它会议的听众可能是其客户，员工或其它。这就体现出了新闻发布会与其它会议的差别。因为记者的最大需求是提供的信息，而不是会议的隆重与否。所以，汉马传播历来主张，客户在预算已经确定的情况下，应尽量把钱花在传播上面，而不是把大量的钱花在会议本身的执行上面。因为会议执行部分即使很隆重，对新闻信息的传播意义有限。所以，汉马提出新闻发布会的策略，是“小活动，大传播”，即压缩会议执行本身的开支，将省下来的钱，用到传播上面。(汉马传播——中国顶级媒体关系顾问)
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