让工作效率UP起来
1.确定方向 不走冤枉路
俗话说：“马壮车好不如方向对”，这句话的典故来自春秋战国时期，有位夫子备了很多物品，
欲前往南方楚国，便向路人问路，路人答：“此路非往楚国。”夫子说：“我的马很壮，没关系
。”路人又再强调这不是去楚国的方向，夫子依然固执的说：“我的车很坚固。”路人只好叹息
的说：“这不是往楚国的方向啊！”方向错误，再怎么努力都枉然。
仔细想想做这项工作的重点是什么，希望藉此得到什么结果，这样做之后是不是真的能得到想要
的结果，与你的主管及上下游流程的同事一同讨论，再决定整个方向及流程。
小箴言
光是忙碌是不够的。问题在于：我们到底在忙些什么？
2.做行事历及专案执行计划
事先做好计划表可以帮助你厘清想做完的事，你可以利用以下的工具：
．电脑软体，例如Outlook内有计划表、行程表和日历。
．日历或是商务日志。
．自行设计的简单表格。
以一天的计划表来说，首先列出你必须做的事，这些是你今天的首要工作；然后再列出应该做
的事，以及可以做但并不急于一时的事。然后评估各项工作所需的时间，再决定如何把时间分
配到这些工作上。记住，应该把最重要的事情放在一天中状况最好的时间内去做。一天的时间
规划完成后，可以延伸成一周的计划，决定一周内最重要及必须做的事。每天要确认行程是否
照计划进行。
小箴言
知道计划何时开始，就开始列进度，但不要让做计划的时间取代了执行的时间。
----波士顿顾问公司副总裁史塔克（George Stalk）
3.运用系统思考，工作分门别类进行
养成把握重点，循序渐进，集中力量的习惯，决定次序，从最重要的事情着手。我们必须先决定
那一个工作比较重要，必须优先去做；那些比较不重要，可以缓办。不考虑优先次序所产生的另
一结果，常是一无所成，而且被拖延或耽搁的事情，等之后再提出时，往往已失去时效性。
．依工作的重要性决定完成工作的优先顺序。
．依工作的重要性决定投入工作的时间。
．同性质、同种类、类似性高的工作一次解决。
．不断地思考是否有更有效率的工作方法。
．避免用过大的手段达成较小的目的以造成浪费，如杀鸡焉用牛刀。
小箴言
不要浪费时间做“垃圾”工作，去做那些会增加你生产力的工作。
----心理学与行为专家罗贝塔．罗史（Roberta Roesch）
4.事前准备需周到
在工作过程中再花时间去寻找所需的资料或工具，只会事倍功半，徒增出错的机会。事前即将
一切所需都准备好，即取即用。
．随时准备好“最新”的资讯：“资料”的随时更新与增删，可以让我们永远掌握到最新的讯
息，并随时将它做好整编、归类等的工作，以供我们随时掌握最新的状况，并可迅速做出正确
的思考判断。
．要有“工具库”的观念：随时将自己的“知识、经验、技能”等，做好转换成工具的观念，
以便随时可以拿出来运用，或重新组合，以便缩短时间、提高效率，增加更多的成功机率。
．寻找自己的“良师”：在公司内外寻求一群具备不同专业技能与职位的良师，藉由良师的经
验、智慧与人脉关系，可以提供各类的协助。
小箴言
当你在做小事情的时候，你必须想“大事情”，以便让所有的小事情都能朝正确的方向前进。
----趋势专家艾文．托佛勒（Alvin Toffler）
5.不断学习新的知识与技能
在十倍速生涯里，工作变换得快，工作速度本身也快，加上外在环境及产业新知识加速产生，
若不加紧学习脚步，就可能像老牛拖着重车，或是一个折旧严重的汽车却开在高速公路上一样
，不仅充满了无力感，更会遭受时代无情的淘汰。“苦干”是成功的充分或基本条件，但它并
不能保证成功，今天我们还要聪明工作，只有不断学习才能提升工作效率及创新。
1.确定方向 不走冤枉路
俗话说：“马壮车好不如方向对”，这句话的典故来自春秋战国时期，有位夫子备了很多物品，
欲前往南方楚国，便向路人问路，路人答：“此路非往楚国。”夫子说：“我的马很壮，没关系
。”路人又再强调这不是去楚国的方向，夫子依然固执的说：“我的车很坚固。”路人只好叹息
的说：“这不是往楚国的方向啊！”方向错误，再怎么努力都枉然。
仔细想想做这项工作的重点是什么，希望藉此得到什么结果，这样做之后是不是真的能得到想要
的结果，与你的主管及上下游流程的同事一同讨论，再决定整个方向及流程。
小箴言
光是忙碌是不够的。问题在于：我们到底在忙些什么？
2.做行事历及专案执行计划
事先做好计划表可以帮助你厘清想做完的事，你可以利用以下的工具：
．电脑软体，例如Outlook内有计划表、行程表和日历。
．日历或是商务日志。
．自行设计的简单表格。
以一天的计划表来说，首先列出你必须做的事，这些是你今天的首要工作；然后再列出应该做
的事，以及可以做但并不急于一时的事。然后评估各项工作所需的时间，再决定如何把时间分
配到这些工作上。记住，应该把最重要的事情放在一天中状况最好的时间内去做。一天的时间
规划完成后，可以延伸成一周的计划，决定一周内最重要及必须做的事。每天要确认行程是否
照计划进行。
小箴言
知道计划何时开始，就开始列进度，但不要让做计划的时间取代了执行的时间。
----波士顿顾问公司副总裁史塔克（George Stalk）
3.运用系统思考，工作分门别类进行
养成把握重点，循序渐进，集中力量的习惯，决定次序，从最重要的事情着手。我们必须先决定
那一个工作比较重要，必须优先去做；那些比较不重要，可以缓办。不考虑优先次序所产生的另
一结果，常是一无所成，而且被拖延或耽搁的事情，等之后再提出时，往往已失去时效性。
．依工作的重要性决定完成工作的优先顺序。
．依工作的重要性决定投入工作的时间。
．同性质、同种类、类似性高的工作一次解决。
．不断地思考是否有更有效率的工作方法。
．避免用过大的手段达成较小的目的以造成浪费，如杀鸡焉用牛刀。
小箴言
不要浪费时间做“垃圾”工作，去做那些会增加你生产力的工作。
----心理学与行为专家罗贝塔．罗史（Roberta Roesch）
4.事前准备需周到
在工作过程中再花时间去寻找所需的资料或工具，只会事倍功半，徒增出错的机会。事前即将
一切所需都准备好，即取即用。
．随时准备好“最新”的资讯：“资料”的随时更新与增删，可以让我们永远掌握到最新的讯
息，并随时将它做好整编、归类等的工作，以供我们随时掌握最新的状况，并可迅速做出正确
的思考判断。
．要有“工具库”的观念：随时将自己的“知识、经验、技能”等，做好转换成工具的观念，
以便随时可以拿出来运用，或重新组合，以便缩短时间、提高效率，增加更多的成功机率。
．寻找自己的“良师”：在公司内外寻求一群具备不同专业技能与职位的良师，藉由良师的经
验、智慧与人脉关系，可以提供各类的协助。
小箴言
当你在做小事情的时候，你必须想“大事情”，以便让所有的小事情都能朝正确的方向前进。
----趋势专家艾文．托佛勒（Alvin Toffler）
5.不断学习新的知识与技能
在十倍速生涯里，工作变换得快，工作速度本身也快，加上外在环境及产业新知识加速产生，
若不加紧学习脚步，就可能像老牛拖着重车，或是一个折旧严重的汽车却开在高速公路上一样
，不仅充满了无力感，更会遭受时代无情的淘汰。“苦干”是成功的充分或基本条件，但它并
不能保证成功，今天我们还要聪明工作，只有不断学习才能提升工作效率及创新。
